Anregende Diskussionen und Interaktionen. Gemeinsame Treffen und Projekte. In einer Community geht es vor allen Dingen um den Austausch der Mitglieder miteinander. Gerade darin liegt auch der Unterschied zur Bespielung eines Publiku*ms. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich als Unternehmen zurücklehnen und zuschauen können, wie sich die Aktivität von alleine entwickelt. Ganz im Gegenteil.
Neue Mitglieder wollen begrüßt, Aktionen durchgeführt, Events angekündigt und Themen diskutiert werden.
Nur eine gezielte Nutzeraktivierungsstrategie ermöglicht das dauerhafte Engagement der Community-Mitglieder. Der Themen- und Aktivitätenplan ist hierbei ein elementares Instrument im Community Management. Er ist essenziell für intelligentes, strategisches und transparentes Arbeiten in internen und externen Communities.
Ein gut vorbereiteter Themen- und Aktivitätenplan bietet Erleichterung für einen praktischen Arbeitsablauf und unterstützt bei der Bewertung von Aktionen deren Fortschritt und der Planung von Ressourcen. Mit einem gut strukturierten Aufbau und einer funktionellen Gliederung ist ein Themen- und Aktivitätenplan ein wertvoller Wegbegleiter für die Community und unterstützt Community Manager im Berufsalltag.
In diesem Beitrag gehe ich auf dieses spezifische Tool ein, beleuchte die Vorteile für die Arbeit eines Community Managers und betrachte auch die Unterscheidung zu einem klassischen Redaktionsplan.
Inhalte
Was ist ein Themen- und Aktivitätenplan?
Bevor die ersten großen Community-Projekte und Aktionen gestartet werden, sollte auch der Themen- und Aktivitätenplan stehen. So hat man eine genaue Strategie und einen Leitfaden für das kommende Jahr vor Augen.
Ein Themen- und Aktivitätenplan ist mehr als nur ein reiner und oftmals weiter verbreiteter Redaktionsplan. Während in einem Redaktionsplan lediglich geplante Aktivitäten im Bereich des Content Marketings festgehalten werden, beinhaltet ein Themen- und Aktivitätenplan des Weiteren sämtliche Tätigkeiten oder Aktionen, die für die Zielgruppe geplant sind. Zeitlich festgelegte Einträge, wie zum Beispiel spezielle Events oder Aktionstage, finden hier ihren Platz. So werden alle notwendigen Fakten, die für die Aktivierung der Community essenziell sind, gesammelt. Die sorgfältige und strategische Planung sowie die Zusammenführung von Aufgaben und den vorhandenen Ressourcen bilden die Basis für den Themen- und Aktivitätenplan.
Der beste Zeitpunkt für die Erstellung eines solchen Plans ist das Ende oder der Anfang eines Jahres. Diese Zeitpunkte sind am förderlichsten, da Sie auf diese Weise die Gelegenheit haben, das letzte Jahr noch mal Revue passieren zu lassen und Arbeitsabläufe zu reflektieren.So können Sierecht verlässlich Schlüsse ziehen und die Erkenntnisse aus dem vergangenen Jahr in der aktuellen Planung berücksichtigen. Das ist der beste Zeitpunkt, Ziele neu zu definieren, Zielgruppen zu analysieren, Prognosen zu ziehen und einen Themen- und Aktivitätenplan für die nächsten zwölf Monate aufzusetzen. Eine stetige Anpassung und vor allem Verbesserung des internen Themen- und Aktivitätenplans ist zusätzlich zu empfehlen.
Einmal den Aufwand einer komplexen Planung gemacht, führt der Themen- und Aktivitätenplan im Laufe des Jahres dazu, dass Aktivitäten einfacher umzusetzen sind. Verständlicherweise fällt mithilfe eines solchen Plans nicht die Arbeit an sich weg, sondern der Plan dient dabei als Unterstützung und Erleichterung im Laufe des Jahres. So entsteht langfristig ein Überblick über anstehende Aufgaben und Aktivitäten und der/die Community Manager:in, muss sich nicht jeden Monat Gedanken über sämtliche Abläufe und mögliche Maßnahmen machen. Sobald eine Idee gefestigt ist, fällt die Umsetzung meist umso leichter und geht schneller vonstatten.
Die Ziele eines Themen- und Aktivitätenplans
Im Unterschied zu einem Redaktionsplan, der eine Übersicht an Postingthemen für eine Plattform liefert, beschreibt der Themen- und Aktivitätenplan zusätzlich konkrete geplante Aktionen als eine Orientierung und Struktur für das komplette Jahr.
Durch die Veröffentlichung des Themen- und Aktivitätenplans innerhalb der Community wird Sicherheit und Vertrauen unter den Mitgliedern geschaffen. So weiß jedes Mitglied, was geschehen wird und ist ebenfalls auf Pausen, beispielsweise während der Sommerferien oder der Weihnachtszeit vorbereitet und kann dort ohne schlechtes Gewissen auch selbst eine Pause einlegen oder auch die eigenen Prioritäten unterschiedlich definieren.
Gerade bei internen Communities ist eine klar definierte Sommerpause von Vorteil, wenn Mitarbeitende im Zuge der Urlaubszeit abwesend sind und somit die Aktivität in den Communities sinkt. Dies können Sie sich aktiv zu Nutze machen und die letzten Veranstaltungen vor der Pause und die ersten nach der Pause entsprechend würdigen und ankündigen. Dies bietet Ihren Mitgliedern Orientierung und sorgt dafür, dass das Sommerloch nicht zu einer dauerhaften Inaktivität führt.
Aufbereitung eines Themen- und Aktivitätenplans
Die Jahresplanung
Im ersten Schritt beginnen Sie mit der Erstellung einer Übersicht über das gesamte Jahr. Wann sind Ferien und Feiertage und inwieweit sind diese für die jeweilige Community elementar? Welche spezifischen Feiertage oder auch sogenannte Spaßtage sind für die Community zu beachten? Gibt es spezielle Jubiläen für die Community, die Branche oder die Community-Industrie? Ein Beispiel hierfür ist der Community Manager Appreciation Day. Welche großen Ereignisse stehen für das Unternehmen im Laufe des Jahres an?
Als Hilfestellung sind Gedanken zu folgenden Fragestellungen hilfreich:
- Gibt es wichtige Ereignisse wie Firmenevents, Feiern etc.?
- Wann sind die (wichtigsten) Feiertage des Jahres?
- Stehen anlassbezogene Termine wie Jubiläen an?
- Welche Ferien sind relevant, da dort ein Großteil der Community nicht aktiv agiert?
- Steht ein großer Produkt-Launch an?
- Welche internen Termine sind für die Community relevant?
- Sind spezielle Events wie ein Hackathon, BarCamps oder eine Weiterbildung geplant?
Tragen Sie die entsprechenden Termine und Events in einem Jahreskalender ein. Hierbei reicht im ersten Schritt eine grobe Notiz. Sie müssen die Aktion selbst noch nicht näher bestimmen. Wichtig ist, an dieser Stelle einen Überblick über das gesamte Jahr zu erhalten, sodass kein Ereignis vergessen wird.
Themen sammeln
Sobald alle wichtigen Daten festgehalten wurden, geht es nun an die Themenplanung. Hierbei werden nun passend zu den bereits notierten Terminen Themenvorschläge ergänzt und durch weitere relevante Schwerpunkte komplettiert.
Basierend auf der Gesamtübersicht können Sie, wenn gewünscht, einzelne Themenwochen oder auch Monatsthemen erstellen. Den detaillierten Plan hierzu erstellen Sie kurzfristiger, zum Beispiel einen Monat im Voraus. Doch die Entscheidung, ob es spezifische Themen geben soll, mit welchem Thema gestartet wird und welche Themenideen es für das Jahr gibt, geschieht bereits an dieser Stelle. Wissen Sie, dass Sie vier Themenwochen pro Jahr durchführen wollen, aber Sie haben noch keine konkrete Themenidee, so arbeiten Sie an dieser Stelle mit einem Platzhalter. Dies hat den Vorteil, dass Sie bereits zu Beginn wissen, welche Themen im Jahr anstehen und nicht erst in der zweiten Jahreshälfte merken, dass Sie noch vier Themenwochen durchführen wollten.
Kategorien definieren
Im folgenden Schritt definieren Sie feste Kategorien für den Themen- und Aktivitätenplan. Gerade Punkte wie Neumitgliederbegrüßungen, Stammtische, Newsletter, Events & Aktionen, Thema des Monats, Diskussionsbeiträge oder Blogartikel zu bestimmten Themen sind für viele Communities hierbei relevant. Achten Sie darauf, dass die verschiedenen Kategorien regelmäßig verteilt sind, um so Abwechslung und trotzdem eine gewisse Routine zu bieten. Die Kategorisierung unterstützt den Wiedererkennungswert und hilft somit den Mitgliedern, passende Inhalte zu erhalten und wiederzuerkennen.
Eine ausgewogene Mischung unter dem Jahr ist wichtig und richtig. So kommt es zu keiner Langeweile. Eine detaillierte Sammlung könnte zum Beispiel so aussehen:
- Quartalsweise Inhalte:
- Vor- und Nachberichte zu Veranstaltungen
- Regelmäßige Expertenrunden und die wichtigsten Learnings daraus
- Aktualisierung von FAQ, Wikis und anderen Dokumenten und Updates zu den Neuerungen
- Monatliche Termine und Beiträge:
- Knowledge Cafés, Peer Learning
- Neumitgliederbegrüßung
- Stammtische zu verschiedenen Themen
- kurze Recaps zu einzelnen Formaten
- Newsletter
- Wöchentliche Inhalte:
- Wöchentliche Knowledge Nuggets zur Vermittlung von interessanten Fachinhalten o.ä.
- Der Donnerstagsblog mit verschiedenen Themen
- Relevante Infos aus Konferenzen und “things I learned when” als Hashtag oder feste Rubrik
Diese Liste kann man unendlich weiterführen, je nachdem, welche Themen für die jeweilige Community und ihre Mitglieder sinnvoll und spannend sind. Wichtig ist bei allen Formaten der Blick auf die gesetzten Community-Ziele und die Mitglieder. Natürlich dürfen auch zwischendurch Off-Topic-Themen stattfinden, dies sollte aber, wenn es nicht explizit als Ziel definiert wurde, nicht die Überhand nehmen.
Durch die Kategorisierung können Sie nicht nur grafische wiederholende Elemente, Hashtags oder bestimmte Threads nutzen, durch die Regelmäßigkeit wächst auch die Vorfreude auf gewisse Themen.
Zusätzlich hilft es Ihnen als Community Manager anhand der Kategorien den passenden Fokus für das Ziel der Aktivität bzw. des Themas zu setzen. Möchten Sie eher aktivieren oder informieren? Dies bedarf unterschiedlicher Anreden und Aufbereitungen der Beiträge in der Community.
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden: Im Großen und Ganzen verläuft ein Jahr mit den wichtigsten Terminen gleich und eine Überprüfung der Aktivitäten aus dem Vorjahr mit der größten Resonanz unterstützt ebenfalls bei der Themenwahl.
Formate definieren
Jedes Mitglied besitzt unterschiedliche Vorlieben in Bezug auf Text, Video, Bild oder Audio. Achten Sie daher nicht nur auf konkrete und ausführliche Inhalte, sondern auch auf unterschiedliche Formate. Mal handelt es sich um einen gut recherchierten und langen Blogbeitrag, ein anderes Mal um einen kurzen Text oder ein Bild. Mal findet ein Event statt, mal bedarf es ein Video.Bieten Sie Abwechslung, damit sich alle in der Community abgeholt fühlen. Somit gelingt es Ihnen eher, auf die verschiedenen Bedürfnisse einzugehen.
Legen Sie die verschiedenen Formate in Kombination mit den einzelnen Kategorien fest. So können Learning Nuggets abwechselnd als Video- oder Textbeitrag veröffentlicht werden. Achten Sie auch hier auf ein ausgewogenes Verhältnis.
Timings & Verantwortlichkeiten festlegen
Nach der großen Themensammlung folgt nun die Spezifizierung des Timings. Für spezifische Formate (beispielsweise Videos, Events) benötigen Sie mehr Vorbereitungszeit als für andere (beispielsweise Zusammenfassungsposts, Nachberichte). Auch diese Vorbereitungszeit ist für die Festlegung der Timings wichtig zu beachten. Zu den Timings gehört ebenfalls die Festlegung der Intervalle bzw. der Aktivitätshäufigkeit (sprechen wir von 1 – 2 Aktivitäten in der Woche oder gar 3 – 4?).
Die einzelnen To Dos für die jeweiligen Aktivitäten lassen sich am besten vom geplanten Veröffentlichungszeitpunkt an rückwärts rechnen. Durch einen genauen Blick auf die einzelnen geplanten Inhalte und angedachten Timings, können alle nötigen Schritte bedacht und eingeplant werden.
Zu jeder einzelnen Aufgabe wird der Aufwand geschätzt. So kann nicht nur der Zeitraum der Aufgabe, sondern auch die Intensität und Priorisierung beurteilt werden. Danach werden die Aktivitäten nach Berücksichtigung der Kapazitäten und Ressourcen aufgeteilt.
Plan erstellen
Sind alle Informationen zusammengetragen, ergänzen Sie die Inhalte in der Gesamtübersicht, also dem Jahresplan. Die konkrete Planung der einzelnen Monate erfolgt dann jeweils mit einem Vorlauf von einem Monat. Dieser Plan wird dann detaillierter als unsere Jahresplanung, denn hierbei werden bereits Bild-/Textideen vorbereitet bzw. skizziert und direkte Verantwortlichkeiten festgelegt. Weisen Sie jedem Punkt eine Person zu, die hauptverantwortlich für das Thema ist.
Ein Beispiel eines solchen Wochenplanes ist hier ersichtlich:
Arbeiten mit einem Themen- und Aktivitätenplan
Die einzelnen Projektaufgaben können in der Abarbeitung ganz unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringen. Es ist ein Unterschied, ob wir alle Aufgaben rein intern erledigen können oder ob externe Dritte daran beteiligt sind.
Mit der gemeinsamen Erstellung des Plans sind die ersten Schritte eines optimalen Arbeitsablaufes getan. Wenn alle sich intensiv mit den Inhalten auseinandergesetzt haben, fällt die Arbeit im Laufe des Jahres nicht mehr so schwer und die Transparenz über geplante Aktivitäten und damit verbundene ToDos ist somit in die Planung aller Beteiligten leichter einzubeziehen. Je nach Community und geplanter Aktivität können Sie auch Ihre Mitglieder direkt aktiv in die Erstellung des Planes und die Durchführung der einzelnen Aufgaben involvieren.
Trotz strukturierter Planung aller Aktionen ist ein solcher Plan nicht in Stein gemeißelt. Häufig passieren im Laufe des Jahres unvorhersehbare Dinge. Lassen Sie daher einen gewissen Spielraum für Spontaneität. Der Plan dient Ihnen als Planungsrahmen und liefert eine Struktur, er nimmt Ihnen die eigentlich Community-Arbeit aber nicht ab. Das Ziel sollte weiterhin in der Aktivierung der Community Mitglieder liegen, wodurch die Flexibilität für Themen aus der Community weiterhin vorhanden sein muss.
Das Fazit
Bei einer sorgfältigen und strategischen Planung ist ein Themen- und Aktivitätenplan für die Community Manager und auch die Mitglieder ein essenzielles Werkzeug und als Basis im Communitymanagement sehr zu empfehlen.
Auch wenn nicht zu jedem Zeitpunkt alles nach Plan laufen mag – ein Themen- und Aktivitätenplan gibt eine Richtung vor, was für die Entwicklung der Community und dem Erreichen der gesetzten Ziele unerlässlich ist.
Er unterstützt die täglichen Abläufe, gibt Planungssicherheit und stets genug Raum, um auf aktuelle Gegebenheiten zu reagieren.
Die Vorteile sind allumfassend. Aus diesem Grund sollte sich bestenfalls einmal im Jahr die Zeit genommen werden und jene in die Arbeit für einen gut strukturieren Themen- und Aktivitätenplan investiert werden. Denn ohne Frage ist ein solcher eine gute Investition in die Zukunft – Ihre Arbeit wird sich auszahlen!
